edu.PAY - Zahlungslisten erstellen und Verwalten

Für Schulveranstaltungen bzw. Kostenbeiträgen können Lehrerinnen und Lehrer eine Zahlungsliste erstellen und eine Forderung an die Schülerinnen und Schüler stellen. Anbei wird der organisatorische Ablauf erklärt und beschrieben. Wir bitten diesen Unbedingt einzuhalten!
eduPAY ist ein „GELDEINSAMMLER“! Es ist nur möglich Zahlungen zu empfangen! Auszahlungen und Überweisungen (Rückzahlungen Skikurse, Überweisungen Bus/Quartier) müssen vom jeweiligen Verantwortlichen über die Bankstelle BAWAG durchgeführt werden! Detaillierte Informationen befinden sich im eduPAY-Wiki des Herstellers: LINK

Vorab: Versuchen Sie Zahlungslisten so zu gestalten, dass wenige Forderungen ausgesendet werden. D.h. für Skikurse soll möglichst gleich der Gesamtbetrag vorgeschrieben werden! & die Schülerversicherung soll nicht als einzelne Zahlungsanweisung/-liste erstellt werden. Warum: Bei jedem Zahlungsvorgang können gebühren entstehen, weshalb wir möglichst wenig Zahlungsvorgänge generieren möchten!

1. Melden Sie sich auf der eduPAY-Verwaltungsplattform an (entweder über den Link https://edupay.bildung.at (über Microsoft 365 anmelden), über edu.Suite oder über die WebUntis-Integration.
2. Wählen Sie den Menüpunkt „Verwalten“.
3. Im Menü „Zahlungslisten“ klicken Sie auch den Button „Neu“
4. Füllen Sie die Felder nach folgender Vorlage aus:
   * Eindeutiger und aussagekräftiger Titel (Veranstaltungsname inkl. Klassen & [Lehrer]
   * Status: Angelegt (= noch nicht veröffentlicht)
   * Fälligkeit und Anzeigen ab können optional gesetzt werden; andere Feder frei lassen
5. Klicke auf „Speichern und Schließen“. - Die Zahlungsliste wird anschließend angelegt & geöffnet.
6. Teilnehmer hinzufügen (entweder einzeln oder als ganze Klasse) bzw. einzelne Teilnehmer löschen
7. SchülerInnen markieren (Hackerl vorne setzen) und „Betrag zuweisen“ klicken. Der Betrag wird allen markierten zugewiesen.
8. Zahlungsliste vervollständigen.

Das Sekretariat muss über eine neue Zahlungsliste informiert werden. Die Zahlungsliste ist zwar angelegt, wird aber rot markiert, da noch keine Sachkontonummer verknüpft ist. Die Sachkontonummer ist eine 7-stellige Referenzzahl, welche auf euer SUB-Konto zeigt. Zahlungseingänge werden alle über die Hauptkontonummer entgegengenommen und anschließend auf euer Sub-Konto umgebucht.

1. E-Mail an kanzlei@bgzwn.at mit der Bitte um Zuweisung einer Sachkontonummer & eines SUB-Kontos (diesen IBAN aber nicht kommunizieren! Immer nur die Hauptkontonummer! Vom Subkonto gehen eure Überweisungen weg!). Das Sekretariat wird das Sachkonto anlegen und gleich mit eurer Zahlungsliste verknüpfen.
2. Ihr bekommt eine Antwort mit Sachkontonummer & IBAN.
3. Im Sekretariat das Sub-Konto übernehmen (Unterschriftenprobe etc.)

Nachdem das Sachkonto hinzugefügt worden ist, und alle Beträge vorgeschrieben sind, kann die Zahlungsliste veröffentlicht (freigegeben) werden. Anschließend ist Sie für die Teilnehmer sichtbar!

1. Zahlungsliste öffnen
2. Eingaben kontrollieren
3. Im oberen Menü auf Editieren klicken.
4. Status auf Freigegeben umstellen & Speichern

Empfehlung: Kommuniziert, dass die elektronischen Zahlungsmittel verwendet werden sollen (Kreditkarte, EPS-Überweisung). Das Geld ist „schneller“ bei uns und es kann zu keinen Überweisungsfehlern kommen.

• Schülerinnen & Eltern ohne Zugang können vom Verantwortlichen die Überweisungsdaten anfordern. Auf dem Ausdruck steht eine eindeutige Referenznummer. Der Betrag kann nur Überweisen werden (Kreditkartenzahlungen etc. sind dann nicht Möglich!). Einfach die SchülerInnen markieren und auf den Button Überweisungsdaten klicken. Es wird ein PDF erstellt. Dieses kann auch per Mail verschickt werden.
• Zahlungsbestätigungen können ebenfalls generiert werden, wenn diese benötigt werden sollten.
• Alle SchülerInnen können über offene Zahlungen per E-Mail informiert werden. SchülerInnen markieren und auf Informieren klicken.

Die Zahlung wurde angelegt. Der Benutzer hat noch keinen Zahlungsvorgang gestartet & die Zahlung noch nicht gesehen. In diesem Status kann der Betrag noch verändert werden bzw. die Forderung gelöscht werden.

Der Zahlungsvorgang wurde gestartet. D.h. die Kreditkartenzahlung ist im Gange bzw. die Überweisungsdaten wurden ausgedruckt bzw. gesehen. Das Geld ist somit „unterwegs“. Der Betrag kann nicht mehr verändert werden, Forderungen können nicht mehr gelöscht werden. Bei Banküberweisungen kann dieser Status bis zu 3 Tagen aufrecht bleiben, bis der Betrag bestätigt auf unserem Konto einlangt.

Die Zahlung wurde abgeschlossen & bestätigt. Das Geld selbst kann jedoch erst nach 2-3 Tagen real auf dem Konto/Subkonto verbucht sein, da es intern eventl. umgebucht wurde.

SELTEN: Nur bei manuellen Banküberweisungen möglich. Bei elektronischen Zahlungsmitteln kann kein falscher Betrag eingegeben werden. Bei manuellen Überweisungen könnten die Eltern sich bei der Eingabe des Betrages irren. Überzahlte Beträge müssen geklärt werden (bei höheren Beträgen Rückerstattung, bei kleinen Umbuchung auf Kopierkarte). Auf jeden Fall Rücksprache mit dem Sekretariat halten.

SELTEN: Nur bei manuellen Banküberweisungen möglich. Bei elektronischen Zahlungsmitteln kann kein falscher Betrag eingegeben werden. In diesem Fall ist der Betrag nicht vollständig eingelangt. Die Differenz bleibt als offene Forderung erhalten.

• Bei Problemen mit einer Zahlung (Geld nicht da, etc.) IMMER eine Kopie des Überweisungsbelegs bzw. der Kreditkartenzahlung anfordern! Nur so können wir das Problem nachvollziehen.
• Manchmal überweisen Eltern auf das Subkonto direkt, da die Kontonummer noch von den letzten Jahren gespeichert wurden. Dann wir die Zahlung von eduPAY nicht erkannt. In diesem Fall (Zahlungsbeleg anfordern!) im Sekretariat Bescheid geben und den Betrag auf euer Subkonto umbuchen lassen. Das Sekretariat wird anschließend manuell in eduPAY die Zahlung bestätigen.
• Zahlungen werden bei Kreditkarten etc. nur abgebucht, wenn sie durch eduPAY bestätigt wurden. Sollte ein Zahlungsbeleg vorliegen aber die Zahlung bei uns nicht bestätigt sein, dann wird der Betrag wohlmöglich in 1-2 Tagen wieder zurückerstattet auf die Kreditkarte. Bitte einfach erstmal abwarten.

Nach jedem Skikurs/Ausflug muss eine Abrechnung vom verantwortlichen erstellt und schlussendlich vorgelegt werden. Es empfiehlt sich diese gleich parallel zu pflegen. Es wird eine Gegenüberstellung von Einnahmen & Ausgaben angelegt.

1. Im Hauptmenü Abrechnung, Schulveranstaltung auswählen. Klicken Sie auf NEU.
2. Befüllen Sie die Felder nach Vorlage
   *Name des Kurses + Lehrerkürzel
   * richtige Sachkontonummer wählen!
   *Veranstaltungsdaten eingeben
   * Speichern & schließen
3. Die Abrechnung wird angelegt und anschließend geöffnet.

1. Zahlungslisten hinzufügen: Zahlungslisten sind mit der Sachkontennummer verknüpft. Wenn diese richtig ausgewählt ist, dann erscheinen nur eure Zahlungslisten.
2. weiteren Einnahmen: Solltet Ihr weitere Einnahmen haben (Spende Elternverein, Rückerstattung Keycard-Einsatz etc.) bitte unter Einnahmen verbuchen
3. Ausgabe: Hier werden alle Ausgaben erfasst (Bus, Quartier, Liftkarten etc.)
4. Wenn SOLL/IST ausgeglichen ist, dann kann man das Abrechnungsblatt im oberen Menü ausdrucken.

1. Abrechnungsblatt sowie Rechnungsbelege & Überweisungsträger gesammelt dem Sekretariat vorlegen.
2. Wenn das Konto +/- 0,00€ aufweist, ist die Abrechnung vollständig und korrekt. Die Zahlungsliste sowie die Abrechung werden vom Sekretariat als Abgeschlossen im System markiert und archiviert.

• Buchhaltung & buchhalterische Angelegenheiten: Sekretariat Sabine Konrad
• Kopierkostenabrechnung: Judith Bruckschwaiger
• IT-Support: Georg Grüner